10 grandes errores de que los gerentes cometen con su correo electrónico

Muchos de nosotros creemos que usamos bien el correo electrónico. Resulta que no es así.

Somos demasiados los que nos precipitamos al escribir el mensaje, causando confusión y dedicando más tiempo posteriormente a aclarar malentendidos. Perdemos oportunidades de cultivar relaciones, motivar a otros, cerrar acuerdos y transmitir información.

A continuación 10 errores comunes que puede evitar:

1. Usar encabezados vagos. Palabras como "Reunión", "Actualización" o "Pregunta" no ofrecen valor como encabezado.

• Maximice el mensaje en el encabezado. Los usuarios de agendas electrónicas entenderán antes el mensaje; todos agradecerán un resumen claro. En un cinco o 10 palabras se pueden comunicar muchas cosas: "Tus Tareas y Minutas de la Última Reunión" o "Juan: ¿Reunión el Martes a las 10:00 con Informe Listo?

2. Esconder las noticias. Presente antes que nada los puntos importantes: ponga fechas y plazos de entrega en las primeras tres líneas del mensaje (si no lo ha hecho en el encabezado). Las limitaciones de las agendas personales, las presiones de tiempo y las diferencias culturales hacen que muchos lectores no sigan leyendo.

3. Esconderse detrás del campo "BCC": Como mucho, el campo de "copia oculta" es arriesgado y riesgoso. Y como poco, es engañoso y poco ético. Además, quienes reciben un mensaje oculto a veces hacen clic a "Contestar a Todos", poniendo al descubierto el engaño. En su lugar, envíe el mensaje inicial y no haga copia oculta a nadie. Después, reenvíe el mensaje a otros personas con una breve explicación.

4. No dejar de arreglar los problemas causados por anteriores respuestas o reenvíos. Muy pocos lectores se toman la molestia de leer toda la serie de mensajes anteriores.

• Deje clara su posición, incluso si el contexto viene después en la serie de correos posteriores. "Sí" ayuda menos que "Sí, tendrás fondos para contratar a cinco trabajadores temporales".
• Resuma la discusión hasta el momento: "Ver abajo: I + D quiere más tiempo pero Ventas se arriesga a perder clientes si no actuamos ahora".
• Ponga presión en el tema principal cuando sea necesario: "Centrémonos en el costo ahora y hablemos de la moral y reparto de beneficios en la próxima reunión".

5. Ignorar la gramática y otros aspectos de estilo. Las agendas electrónicas nos han concedido cierta flexibilidad para ser un poco descuidados, lo que quiere decir que impresionará más a sus lectores si escribe con más precisión.

• Siga las reglas de ortografía y ponga mayúsculas.
• Piense bien sobre el tono que transmite la puntuación diferente. "Querida María" es estándar, neutral; "Querida María:" es profesional, quizás distante; "¡Querida María!" es informal, quizás demasiado; y "Querida María." anticipa malas noticias.
• Evite excederse con signos de alta prioridad, colores que desorientan o fondos complejos.

6. Evitar correos electrónicos demasiado largos.

En ocasiones, los mensajes más largos son los que mejor funcionan, ya que pueden ayudar a evitar problemas de seguridad o de adjuntar documentos. No tema los emails extensos, pero esboce su estructura y motive la lectura al principio del mensaje.

• Provea 'un comentario detallado' que permita a los lectores extraer la información clave: "Aquí he incluido información sobre antecedentes, costos, fechas de implementación y posibles problemas".
• Enfatice la respuesta específica que busque: "Por favor, déjenme saber antes del lunes cómo afectará este proyecto a vuestro equipo".

7. Poner todo junto en párrafos complejos e inaccesibles. Que un mensaje sea largo no desalienta la lectura, pero sí su complejidad.

• Mantenga cortos sus párrafos, idealmente no más de tres a cinco líneas.
• Abra cada párrafo con una frase clave.
• Use los encabezados de cada sección (en mayúsculas) para facilitar la extracción de la información más relevante.
• Incluya líneas en blanco entre párrafos y encabezados de sección.

8. Desatender a los seres humanos que están al otro lado. Los correos electrónicos viajan entre personas de carne y hueso, incluso a pesar de que no nos vemos u oímos directamente.

• Elogie de manera directa. "Buen trabajo" es corto pero puede funcionar de maravilla. Desear a alguien un buen fin de semana al final de un email puede agradar al destinatario.
• Evite asignar culpas o transmitir reacciones negativas por correo electrónico. En su lugar, hable con la persona.
• Evite el sarcasmo, el tono mordaz, bromas subidas de tono, o comentarios inapropiados —todos estos elementos por email tienden a confundir, desorientar o no causar la reacción esperada.

9. Pensar qué es lo que va mejor con el correo electrónico. El email no es siempre la mejor manera de comunicarse.

• ¿Necesita una respuesta rápida de alguien? Vaya a su escritorio.
• ¿Quiere una respuesta rápida a varios mensajes no respondidos? Llame por teléfono.
• ¿Busca más seriedad? Mande una carta.

10. Olvidarse que el correo electrónico dura para siempre. Muchos de nosotros leemos, enviamos y borramos emails a velocidades vertiginosas. Pero no se olvide que los mensajes se quedan en el servidor en algún sitio como una prueba fácil de cualquier ofensa, ofuscación o error que hayamos cometido.